Per non dover mettere le mani direttamente sull’impianto di videosorveglianza, posso delegarne l’installazione e la gestione ad una ditta esterna?
La risposta al quesito è affermativa, tenendo tuttavia presente che la responsabilità per errori di gestione o trattamento illecito dei dati ricade comunque sul titolare del trattamento. L’affidamento all’esterno di qualsiasi trattamento è espressamente previsto dall’art. 28 del Reg. UE 679/2016, che istituisce (o, meglio, rinnova) la figura del “data processor”, cioè di un soggetto che tratta dati personali per conto del titolare, definito dalla traduzione in italiano, non senza qualche difficoltà di percezione rispetto ai referenti interni, come “responsabile” del trattamento.
Come affidare il servizio
Lo stesso art. 28 stabilisce che l’incarico debba essere formalizzato con un atto giuridicamente vincolante, che può quindi essere lo stesso contratto di affidamento del servizio o un documento a parte (utile, magari, per rapporti già in essere) nel quale il Titolare del trattamento deve specificare i principi e le prescrizioni generiche alle quali il Responsabile deve attenersi (essendo peraltro possibile un generico richiamo alle norme vigenti) ed elencare in dettaglio le funzioni trasferite al gestore, con l’indicazione dei termini di conservazione e delle persone autorizzate ad accedere ai dati, differenziando anche le figure preposte, ad esempio, alla manutenzione, rispetto a quelle che possono materialmente estrarre copia dei filmati (e che dovrebbero avere credenziali diverse, puntualmente registrate, durante le operazioni, dai log del DVR).
L’accesso ai filmati video
Sarebbe opportuno anche descrivere, dal punto di vista procedurale, le modalità di riscontro di eventuali istanze degli interessati o delle Forze dell’Ordine, che, non di rado, chiedono di poter accedere ai filmati della videosorveglianza per tutelare diritti che non hanno alcuna attinenza con l’attività svolta (ad esempio, in caso di incidente stradale verificatosi in prossimità del perimetro aziendale e ripreso dal sistema). In tal caso, suggerisco sempre di far presentare immediatamente una richiesta scritta, al fine di estrarre le immagini e conservarle oltre i termini di cancellazione, solitamente ridotti, impostati sul videoregistratore, per riservarsi di consegnarle su supporto informatico dopo aver verificato l’effettiva legittimità della richiesta del privato o aver compilato un verbale di sequestro assieme alla polizia giudiziaria intervenuta.
