«Quali accorgimenti devono essere osservati, dal punto di vista del datore di lavoro, per installare un sistema di videosorveglianza negli uffici dell’azienda?», chiede un lettore di Sicurezza.
Il datore di lavoro deve innanzitutto chiedersi se il trattamento che intende operare mediante l’acquisizione delle riprese video degli uffici non può essere sostituito, con pari efficacia rispetto alla finalità da perseguire, da altri strumenti di controllo. In tal caso, infatti, l’autorità Garante per la protezione dei dati personali ha più volte sottolineato che viola il principio di necessità del trattamento l’installazione di un sistema di videosorveglianza, che può essere utilmente sostituito da altri strumenti, come, per esempio, badge per il controllo degli accessi o anche semplicemente porte munite di serratura le cui chiavi sono in possesso esclusivamente di determinati dipendenti.
Un’ulteriore valutazione da effettuare è quella dell’impatto del trattamento sui diritti e sulle libertà degli interessati: trattandosi di monitoraggio sistematico delle aree in cui transitano e operano i dipendenti, il datore di lavoro deve verificare se le riprese possono avere conseguenze come discriminazione, riduzione delle libertà, violazione della riservatezza di taluni comportamenti (spogliatoi, bagni, camerini non possono in alcun modo essere dotati di telecamere), penalizzazione economica ecc., che richiedono l’adozione di opportune azioni correttive.
Infine, ma non ultimo per importanza, l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori impedisce l’installazione di sistemi dai quali potrebbe derivare il controllo a distanza dei dipendenti: certamente un sistema di videocamere e videoregistratore rientra tra gli strumenti per i quali dev’essere preliminarmente raggiunto un accordo sindacale ovvero bisogna ottenere l’autorizzazione della locale Direzione Territoriale del Lavoro.
Fatta questa necessaria premessa, occorre valutare se l’obiettivo della telecamera inquadra una o più postazioni di lavoro, situazione che inevitabilmente condizionerebbe negativamente l’atteggiamento del dipendente. Le uniche eccezioni sono relative a postazioni di particolare importanza come la cassa di un negozio o gli ambienti nei quali si maneggiano denaro o preziosi, come le sale di conteggio denaro, i caveaux, i laboratori di lavorazione delle pietre preziose ecc.
Il trattamento dev’essere reso noto agli interessati attraverso adeguata cartellonistica informativa, conforme alle indicazioni del Comitato europeo per la protezione dei dati; sarebbe inoltre opportuno, trattandosi di dipendenti, che l’informativa estesa, completa di tutte le notizie sul trattamento, venisse distribuita attraverso i canali di comunicazione dell’azienda.
Le immagini non dovrebbero essere conservate per un periodo di tempo superiore a 24 ore dalla registrazione, soprattutto in presenza di sistemi di allarme e rilevamento delle presenze che garantiscono una puntuale rilevazione di eventuali assenze e l’inaccessibilità degli uffici al di fuori dell’orario di servizio.
Meglio evitare app per smartphone e programmi di gestione da remoto: è opportuno che la manutenzione dell’impianto e l’accesso alle registrazioni siano affidati a un soggetto esterno, comunque diverso dal titolare del trattamento e dai suoi diretti collaboratori. Data la complessità della materia, infine, è consigliabile la supervisione di un consulente esterno, esperto del settore.
