«È legittimo utilizzare un sistema basato su fototrappole che entrano in azione solo quando non ci sono dipendenti al lavoro (perché collegato con l’impianto di allarme)? In caso affermativo, è necessaria la preventiva autorizzazione dei sindacati o dell’Ispettorato del Lavoro?», chiede un lettore di Sicurezza.
L’ uso di fototrappole collegate all’impianto di allarme per sorvegliare un’area di lavoro quando non sono presenti dipendenti è lecito e non serve il preventivo accordo sindacale, né l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro, poiché tecnicamente non è possibile il controllo a distanza dei lavoratori che l’art. 4 della L. 300/1970 pone come condizione per tali adempimenti.
Nel caso in questione, infatti, l’unica finalità è quella della tutela del patrimonio aziendale e, poiché le fototrappole entrano in funzione solo quando non sono presenti dipendenti, il sistema non può essere usato per controllare l’attività lavorativa ma solo per garantire la sicurezza notturna, quando l’azienda è chiusa e deserta.
Occorre invece disciplinare le riprese come se si trattasse di telecamere di sorveglianza: perciò adeguati cartelli sul perimetro devono rendere evidente l’uso delle fototrappole e riportare le finalità delle riprese, il riferimento al titolare del trattamento e all’eventuale responsabile della protezione dei dati (se nominato), nonché i termini di conservazione, i diritti degli interessati e il luogo in cui reperire l’informativa estesa.
In linea con il principio di minimizzazione, inoltre, le riprese devono limitarsi strettamente all’area da proteggere (per esempio, magazzini o ingressi), evitando di inquadrare zone dove i dipendenti potrebbero trovarsi anche al di fuori dell’orario di lavoro (come i parcheggi esterni).
Per quanto riguarda la conservazione dei dati, le immagini registrate devono essere conservate solo per il tempo strettamente necessario a raggiungere la finalità di tutela, ovvero per un massimo di 24 ore, salvo particolari e dimostrabili diverse esigenze. È sempre opportuno informare tutti i dipendenti della presenza delle fototrappole, per elementari ragioni di trasparenza e correttezza.
