«Se un sistema di videosorveglianza interno riprende aree in cui abitualmente transitano dipendenti (come un magazzino o un corridoio) per evitare furti e incidenti, quali adempimenti sono necessari con le autorità e quali informazioni devono essere garantite ai dipendenti?», chiede un lettore di Sicurezza.
L’installazione di un sistema di videosorveglianza nelle aree aziendali frequentate dai dipendenti, come un magazzino o un corridoio, richiede il rispetto di alcune norme specifiche in materia di tutela dei dati personali.
In tutte le aree videosorvegliate devono essere presenti cartelli che informino della presenza delle telecamere, ben evidenti anche nelle ore notturne e posizionati per essere visibili prima di entrare nel raggio d’azione degli apparecchi. L’azienda deve fornire ai dipendenti un’informativa dettagliata che spieghi le finalità della videosorveglianza (per esempio, prevenzione dei furti e sicurezza), le modalità di trattamento dei dati, il periodo di conservazione delle immagini e i diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione ecc.).
Se in azienda sono presenti rappresentanze sindacali, è necessario stipulare con esse un accordo specifico per la videosorveglianza (e per ogni altra attività aziendale che potrebbe dar luogo a controllo a distanza del dipendente, come telepass o carte carburante). In mancanza di organizzazioni sindacali, occorre richiedere una specifica autorizzazione all’Ispettorato del Lavoro, allegando una piantina dell’impianto di videosorveglianza e una descrizione del suo funzionamento.
L’uso della videosorveglianza dev’essere giustificato da esigenze concrete, come la prevenzione di furti o incidenti, e deve rispettare il principio di proporzionalità, evitando riprese superflue o invasive. Le immagini devono essere conservate solo per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono state raccolte. Di norma, il periodo massimo di conservazione è di 24 ore, salvo casi eccezionali come festività o sospensione delle attività, che possono giustificare un periodo di conservazione più lungo, previo adeguato supporto documentale.
Solo il personale autorizzato dovrebbe avere accesso alle registrazioni video, garantendo la tracciabilità degli accessi per prevenire utilizzi non autorizzati. Meglio sarebbe affidare l’eventuale consultazione/ estrazione delle immagini a un soggetto esterno (azienda installatrice/manutentrice).
